Homeoffice organisieren: Von der Ausstattung bis zur erfolgreichen Planung

Ein produktives Homeoffice erfordert sowohl eine gut durchdachte Einrichtung als auch die Entwicklung sinnvoller Arbeitsgewohnheiten. Wesentliche Aspekte sind hier der ergonomische Arbeitsplatz und das sinnvolle Zeitmanagement. Selbstorganisation im Homeoffice sorgt für mehr Effizienz und reduziert gleichzeitig Stress. Gleichzeitig ist es essenziell, die Flexibilität des Homeoffice bewusst zu nutzen und kreativ in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Wie das alles gelingt und wie Sie Ihr Homeoffice richtig gestalten sowie Ihren Arbeitsalltag planen, zeigen wir Ihnen im nachfolgenden Beitrag.

Einrichtung eines Arbeitszimmers: Worauf kommt es an?

Ein produktives Homeoffice beginnt mit einer gründlichen Analyse Ihrer Arbeitsanforderungen. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie am Computer verbringen, wie oft Sie telefonieren und wie regelmäßig Sie sich im Austausch mit Kollegen oder Kunden befinden. Berücksichtigen Sie auch Ihre kreativen oder besonders konzentrierten Arbeitsphasen bei der Planung. Halten Sie am besten alles schriftlich fest. Auf Grundlage dieser Liste können Sie gezielter Ihren Arbeitsplatz einrichten.

Ein wesentlicher Grundsatz, wenn es um die Einrichtung geht: Ein fester Arbeitsplatz ist Pflicht im Homeoffice. Idealerweise ist dieser so angelegt, dass Sie eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit ziehen. Wenn Sie Kunden empfangen, reicht eine einfache Schreibtischecke natürlich nicht aus. Hier ist eine kleine Meeting-Zone sinnvoll.

Unser Tipp: Achten Sie zudem auf diese Punkte

– Ein Platz in der Nähe von Tageslicht
– Geringe Störfaktoren wie Lärm
– Raumtrenner wie Regale oder Pflanzen, wenn kein separates Zimmer verfügbar ist

Denken Sie an einen großzügigen Schreibtisch mit ausreichend Platz für all Ihre täglich genutzten Arbeitsmaterialien, Ihren Laptop, Tastatur, Maus und Co. Heutige Modelle lassen sich sogar elektrisch in der Höhe verändern, damit Sie im Arbeitsalltag zwischen Sitzen und Stehen variieren können. Ein ergonomischer Stuhl stellt eine bequeme und rückenschonende Position sicher. Natürliches Licht ist optimal, aber auch eine Schreibtischlampe sollte nicht fehlen.

Um den Raum funktional zu gestalten, sind Ablageflächen und Regale hilfreich. Persönliche Akzente wie Bilder sorgen zudem für eine angenehme Atmosphäre, während Farben wie helle Naturtöne und Materialien wie Holz ein ruhiges Arbeitsumfeld schaffen, das Ihre Konzentration und Ihr Wohlbefinden fördert.

Am Ende zählt, dass Ihr Homeoffice nicht nur praktisch ist, sondern auch ein Ort, an dem Sie sich wohlfühlen und Ihre Aufgaben mit Freude und Genuss erledigen können.

4 Ideen zur Gestaltung des Homeoffice-Büros

Damit Sie sich auch beispielhaft vorstellen können, wie ein eingerichtetes Homeoffice im Hinblick auf die verschiedenen Anforderungen aussehen kann, haben wir Ihnen einige, kreative Ideen zusammengestellt.

Das minimalistische Büro

Legen Sie Wert auf klare Linien und Einfachheit, ist ein minimalistisches Büro ideal. Die Basis bilden ein aufgeräumter Schreibtisch aus hochwertigen Materialien mit wenig Deko und ein ergonomischer Stuhl. Kabellose Technik, integrierte Stauraumlösungen und dezente Farbakzente, etwa Weiß, Grau oder helle Holztöne, schaffen eine strukturierte Arbeitsatmosphäre. Das Setting ist die erste Wahl für alle, die in einem ablenkungsfreien Raum arbeiten möchten.

Das kreative Büro

Für kreative Köpfe ist es wesentlich, dass das Homeoffice inspirierend gestaltet ist. Eine Pinnwand oder ein Whiteboard für Ideen und Skizzen sind beinahe ein Muss. Farbenfrohe Wände, Kunstwerke oder Poster sorgen für die nötige visuelle Stimulation. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch ermöglicht es, flexibel zwischen Stehen und Sitzen zu wechseln. Regale für Bücher und Materialien, bunte Accessoires und eine Vielfalt an Pflanzen bringen Leben und Dynamik in den Raum. Auch flexible Möbel, wie modulare Regalsysteme, sorgen für kreative Entfaltung.

Das naturverbundene Büro

Wer gerne Zeit in der Natur verbringt, sollte auch im Homeoffice auf natürliche Materialien und grüne Akzente nicht verzichten. Ein Schreibtisch aus Massivholz kombiniert mit ergonomischen Sitzgelegenheiten aus Naturfasern schafft eine warme, beruhigende Atmosphäre. Zudem sind hier große Fenster für Tageslicht und frische Luft wichtig. Zimmerpflanzen in Hülle und Fülle bringen Sie nicht nur gedanklich mitten in den Wald. Zudem tragen die grünen Hingucker zur Verbesserung der Luftqualität bei. Wände in Erdtönen wie Grün oder Beige fördern die Entspannung und Konzentration. Natürliche Texturen und Deko-Elemente wie Holz, Stein oder Korb runden das Konzept ab.

Das digitale Büro

Für diejenigen, die vorwiegend digital arbeiten und keinen physischen Arbeitsplatz benötigen, eignet sich ein vollständig digitales Homeoffice. Hier stehen Cloud-Systeme und digitale Tools im Mittelpunkt. Unerlässlich sind Laptop, Tablet oder ein kompaktes Setup. Alle Dokumente und Projekte werden digital abgelegt. Kollaborationstools wie Slack, Microsoft Teams, Zoom oder Asana sind erste Wahl, wenn es um die Kommunikation und Organisation des Teams sowie den Kontakt mit Kunden geht. Vergessen Sie auch nicht, eine möglichst schnelle Internetverbindung sicherzustellen. Da ein digitales Büro wenig Platz für Technik einnimmt, können Sie den Raum flexibel für andere Aktivitäten nutzen.

Technik und Tools im Homeoffice

Was brauchen Sie an Technik im Homeoffice? Nutzen Sie unsere nachfolgende Checkliste.

Bedenken Sie dabei immer Ihre persönlichen Anforderungen. Sicher braucht nicht jeder im Homeoffice ein Headset. Sollten Sie aber viel telefonieren, erleichtert dieses Ihnen wesentlich Ihre Workflows.

• Desktop-PC oder ein Notebook mit ausreichend Arbeitsspeicher und Speicherkapazität
• Großer Monitor (idealerweise ab 24 Zoll)
• Peripherie wie eine ergonomische Tastatur und Maus
• Webcam und Mikrofon für Videokonferenzen
• Headset mit Geräuschunterdrückung
• Multifunktionsdrucker (Für papierlose Büros reicht hingegen ein Scanner in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem aus)
• Schnelles und stabiles WLAN

Dazu kommen verschiedene Software- und Toollösungen:

• Zur Kommunikation: Zoom, Microsoft Teams, Slack oder Google Meet
• Zum Projektmanagement: Trello, Asana oder Monday.com
• Als Cloud-Speicher: Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive
• Zur Zeiterfassung und Produktivität: Toggl oder RescueTime

Ebenso unumgänglich: Datensicherheit.

Schützen Sie Ihre sensiblen Daten am besten mit einem VPN (Virtuelle Private Netzwerke) und einer Firewall. Führen Sie regelmäßige Backups, entweder auf externen Festplatten oder in der Cloud, durch.

Das Einrichten eines Homeoffice ist auch immer eine Kostenfrage. Damit Sie besser kalkulieren können, haben wir Ihnen eine grobe Übersicht zusammengestellt, was Sie an Budget einplanen sollten.

Möbel:

• Ergonomischer Schreibtischstuhl (ca. 200–600 €)
• Schreibtisch, evtl. höhenverstellbar (ca. 200–800 €)
• Regale oder Stauraum (ca. 100–500 €)
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Technik:

• Computer/Notebook (ca. 800–2000 €)
• Monitor (ca. 150–500 €)
• Drucker/Scanner (ca. 100–300 €)
• Webcam, Mikrofon, Headset (ca. 50–200 €)

Zubehör:

• Beleuchtung (ca. 50–150 €)
• Kabelmanagement und Zubehör (ca. 20–100 €)
• Ergonomische Tastatur und Maus (ca. 50–150 €)

Insgesamt sollten Sie je nach Ausstattung und Ansprüchen zwischen 1500 € und 4000 € kalkulieren. Vergessen Sie darüber hinaus nicht Ihre Betriebskosten wie Miete, Strom, die Nutzung Ihrer Technik und Verbrauchsmaterialien wie Druckertoner oder Papier.

Gut zu wissen:

Angestellte müssen von Ihrem Arbeitgeber einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz erhalten, wenn diese im Homeoffice arbeiten sollen. Als Selbstständiger können Sie Ihren Heimarbeitsplatz von der Steuer absetzen.

Wenn Ihr Arbeitszimmer Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit ist, können Sie die gesamten Kosten in der Steuererklärung geltend machen. Seit 2023 gilt dazu eine Jahrespauschale von 1.260 €. Sollten Sie Ihr Arbeitszimmer nur in bestimmten Monaten voll nutzen, so machen Sie nur jene Monate geltend.

So schaffen Sie sich eine durchdachte Arbeitsstruktur

Nachdem die Einrichtung steht, geht es darum, Strukturen zu schaffen, damit Sie in Ihrem Homeoffice produktiv arbeiten können. Grundlage dazu bilden verbindliche Regeln, die Sie mit sich und Ihrer Familie treffen.

Was gehört dazu?

1. Tagesplanung und Prioritäten setzen

Nehmen Sie sich morgens oder den Abend vorher ein paar Minuten, um eine Aufgabenliste zu erstellen. Halten Sie diese schriftlich in einem Notizbuch in digitalen Tools wie Trello, Todoist oder Asana fest. Wichtig ist, die Aufgaben nach Priorität zu ordnen: Wichtige oder dringende Aufgaben sollten am Vormittag erledigt werden, da in den frühen Stunden die Konzentration oft am höchsten ist. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Schritte, um den Fortschritt besser zu verfolgen. Wenn Sie nach und nach einzelne Punkte abhaken können, fühlen Sie sich deutlich erfüllter.

2. Zeitmanagement und Pausen einplanen

Eine bewährte Methode für das sinnvolle Zeitmanagement ist die Pomodoro-Technik, bei der Sie in 25-Minuten-Blöcken arbeiten und anschließend eine kurze Pause von 5 Minuten machen. Nach vier „Pomodoros“ gönnen Sie sich eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Unser Tipp:

Nutzen Sie Ihre Pausen bewusst: Stehen Sie auf, strecken Sie sich, trinken Sie Wasser oder gehen Sie kurz nach draußen. Regelmäßige Bewegung hilft nicht nur der körperlichen Gesundheit, sondern auch der mentalen Leistungsfähigkeit.

3. Fester Arbeitsbeginn und -ende

Ein häufiges Problem im Homeoffice ist die Vermischung von Arbeits- und Freizeit. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie feste Arbeitszeiten festlegen. Beginnen und beenden Sie Ihren Arbeitstag zu einer festen Uhrzeit, als ob Sie ins Büro gehen würden. Dies hilft, Routinen zu etablieren und klare Grenzen zu ziehen.

Unser Tipp:

Beenden Sie Ihren Arbeitstags ganz bewusst. Sei es durch das Ausschalten des Computers, das Aufräumen des Schreibtischs oder durch eine kleine Abschlussroutine wie einen kurzen Spaziergang.

4. Strukturierte Arbeitsabläufe

Beginnen Sie den Tag mit einer festen Routine, z. B. indem Sie zuerst Ihre E-Mails oder Nachrichten checken und dann eine Liste der wichtigsten Aufgaben erstellen. Schaffen Sie sich wiederkehrende Aufgabenstrukturen für feste Meetings, konzentrierte Arbeitsphasen oder kreative Tätigkeiten. Nutzen Sie dazu ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp oder Monday.com, um Ihre Aufgaben zu strukturieren und den Überblick über langfristige Projekte zu behalten.

5. Ablenkungen minimieren

Um Ihre Arbeitsstruktur zu schützen, sollten Sie klare Regeln für die Nutzung von Handy und sozialen Medien aufstellen. Apps wie „Freedom“ oder „Cold Turkey“ blockieren ablenkende Webseiten und Apps für festgelegte Zeiträume. Stellen Sie Benachrichtigungen auf dem Smartphone und Computer ab, um nicht ständig aus dem Arbeitsfluss gerissen zu werden. Wenn möglich, richten Sie sich einen separaten Arbeitsplatz ein, der ausschließlich zum Arbeiten genutzt wird.

6. Zielsetzung und Selbstreflexion

Setzen Sie sich realistische, aber herausfordernde Ziele. Diese sollten sowohl kurzfristig (tägliche oder wöchentliche Aufgaben) als auch langfristig sein (Projektziele oder Jahresziele). Erfolgreiches Arbeiten erfordert regelmäßige Selbstreflexion: Am Ende des Tages oder der Woche nehmen Sie sich Zeit, um zu überprüfen, welche Ziele Sie erreicht haben und was Sie optimieren können. Nutzen Sie diesen Moment, um Ihre Arbeitsweise zu hinterfragen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Feiern Sie kleine Erfolge und belohnen Sie sich, wenn Sie Meilensteine erreicht haben.

Homeoffice als digitales Büro mit iad

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• Kosteneinsparungen: Keine Miet- und Einrichtungskosten für ein physisches Büro.
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• Flexibilität in der Arbeitszeit: Beruf und Privatleben besser in Einklang bringen durch flexible Gestaltung der Arbeitszeiten.

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

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